Кадровый электронный документооборот, сокращенно КЭДО, является инновационной системой для обработки и хранения кадровых документов с использованием электронных средств. В настоящее время переход на КЭДО является добровольным, однако со временем может стать обязательным для всех организаций и предприятий, это нужно иметь в виду.

Обязательно ли сейчас переходить на КЭДО?

Кадровый электронный документооборот регламентируют Закон №377-ФЗ «Об электронной подписи» и Закон №407-ФЗ «О бухгалтерском учете», которые предусматривают возможность подписывать все кадровые документы электронно, с использованием электронной подписи. Это значительно упрощает и ускоряет процесс обработки документов, а также снижает вероятность их утраты или порчи.

Одним из главных преимуществ КЭДО является экономия времени и ресурсов организации

Электронное подписание и хранение документов позволяют существенно сократить бумажную волокиту и минимизировать затраты на печать, доставку и хранение бумажных носителей. Кроме того, электронные документы могут быть быстро найдены и проверены, что повышает эффективность работы сотрудников в отделе кадров. Среди других преимуществ мы можем выделить следующие:

• Возможность контроля и мониторинга документооборота. С помощью электронной системы можно отслеживать движение документов, контролировать сроки и последовательность их обработки. Это особенно важно для соблюдения законодательства в области трудовых отношений, а также для предотвращения возможных нарушений и ошибок.
• Повышение безопасности и конфиденциальности кадровых данных. Электронное хранение и передача документов обеспечивают защиту от несанкционированного доступа и утечек информации. Для каждого файла создается электронная подпись, которая гарантирует его целостность и подлинность. Более того, электронная система позволяет установить гибкие права доступа для сотрудников, чтобы обеспечить только необходимый уровень доступа к конфиденциальным данным.
• Соответствие текущим тенденциям развития информационных технологий и цифровизации процессов. В мире, где все больше организаций переходят на электронную форму документооборота, использование КЭДО становится необходимостью для современных предприятий.

В заключение, хотим еще раз сказать, что КЭДО является эффективной и удобной системой для обработки и хранения кадровых документов. Его внедрение позволяет сократить бюрократические процессы, повысить эффективность работы и обеспечить безопасность и конфиденциальность кадровых данных. При современных требованиях к цифровизации всех сфер деятельности, переход на КЭДО является логичным шагом.